Autor musi złożyć swoją publikację (tekst i ikonografia) do działu naukowego MWL w formie elektronicznej wskazanej przez muzeum.
Procedura recenzyjna jest dwustopniowa. Pierwszy etap oceny publikacji przeprowadza pracownik działu naukowego MWL, który opracowaną analizę przedkłada do weryfikacji kolegium wydawniczemu MWL. Następnie zewnętrzną ocenę publikacji dokonuje dwóch recenzentów, wybranych przez MWL, w większości przypadków z renomowanej uczelni wyższych.